TB BELGELENDİRME
  ANA SAYFA
Üye olun     Şifremi Unuttum   
Üye adı:      Şifre:       
  Ana menü
Ana sayfa
ISO 9001:2015
ISO 14001:2015
Belgelendirme Prosedürü
Belgelendirme Kuralları Talimatı
Denetim Prosedürü
Kapsam Genişletme Daraltma Prosedürü
Belge Askıya Alma ve Belge İptal Prosedürü
Şikayet ve İtiraz Değerlendirme Prosedürü
Tarafsızlık Politikası
Başvuru Formu
Belge ve Logo Kullanım Talimatı
Müşteri Memnuniyet Anketi
Duyurular
İstatistik
İletişim
  Belge Ara
  Kapsam Genişletme Daraltma Prosedürü
1.AMAÇ

Bu prosedürün amacı, sistem belgelendirme akreditasyon kapsamımız dahilinde bulunan yönetim sistemleri belgelendirmesi ile ilgili olarak kapsam genişletme veya daraltma ihtiyaçlarının belirlenmesi, gerekli ise denetim sürelerinde değişiklik ihtiyacının belirlenmesi, belge kapsamının genişletilmesi veya daraltılması, adres değişiklikleri ile ilgili işleyişi açıklamak, yöntem ve sorumlulukları belirlemektir.

2.KAPSAM

Bu prosedür, sistem belgelendirme akreditasyon kapsamımız dahilinde bulunan bütün belgelerin kapsamlarının genişletilmesi veya daraltılması ve adres değişiklikleri ile ilgili faaliyetleri kapsar.

3.TANIMLAR

Yerleşim: Kuruluşun belgelendirme kapsamındaki faaliyetlerini gerçekleştirdiği adres(ler)dir.
Faaliyet Alanı: Kuruluşun gerçekleştirdiği ürün veya hizmetlerdir.
Kapsam: Yerleşim ve faaliyet alanı kapsamı meydana getirir.

4. UYGULAMA

4.1. Genel

Kapsam genişletme veya daraltma ikiye ayrılır:

1. Coğrafi ve fiziksel kapsam genişletme veya daraltma, örneğin; kuruluşun mevcut şubelerine yeni bir şubenin dahil edilmesi veya tam tersi, yönetim sistemini etkileyecek alt yapı ve tesis değişiklikleri bu kapsamda değerlendirilir.
2. Faaliyet alanının genişletilmesi veya daraltılması, örneğin; kuruluşun mevcut faaliyetlerine
başka bir faaliyetin dahil edilmesi veya tam tersi bu kapsamda değerlendirilir.

4.2. Kapsam Genişletme veya Daraltma İhtiyacının Belirlenmesi

Kapsam genişletme veya daraltma ihtiyacı, Denetim Planlama Prosedürü’ ne göre ara veya tekrar denetimlerinin planlanması aşamasında soruşturulması ve kuruluş tarafından bildirilmesi ile ya da rutin (olağan) yapılan denetimler arasında kuruluşun talebi üzerine ortaya çıkabilir. Her iki durumda da kuruluş, kapsam genişletme veya daraltma ihtiyacını yazılı olarak veya gerekli görülmesi durumunda Belgelendirme Başvuru Formu kullanarak bildirmek zorundadır. İlgili yazıda ya da başvuru formunda, yapılan değişikliklerin bütün detayları yer almalıdır. Eksik kalan bilgiler, müşteri ile Belgelendirme Koordinatörü tarafından irtibat kurularak yazı ya da form üzerinde tamamlanır.

4.3. Denetim Sürelerinde Değişiklik İhtiyacının Belirlenmesi

Kapsam genişletme veya daraltma ihtiyacının yazılı olarak alınmasından sonra, Belgelendirme Koordinatörü tarafından bir değerlendirme yapılarak denetim sürelerinde bir değişiklik yapılıp yapılmayacağının kararının verilmesi için aşağıda belirtilenler yapılır:
• Bir önceki denetimdeki denetim ekibi liderinin fikir ve görüşleri alınır.
• Kararın desteklenmesi amacıyla kuruluşun mevcut tüm denetim dokümanları gözden geçirilir.

4.4. Belge Kapsamının Genişletilmesi veya Daraltılması

İlgili kapsam genişletme veya daraltma talebi ara denetim veya tekrar denetimi öncesinde gelmiş ve kapsam genişletme veya daraltma denetimi ara denetim veya tekrar denetimi ile birleştirilecek ise; yeni çalışan sayıları, yerleşim değişiklikleri ve kuruluşun faaliyet alanında meydana gelen değişiklikler göz önünde bulundurularak mevcut veya revize edilen sürelerde ISO 9001 ve ISO 14001 için PR10 Belgelendirme Prosedürüne göre ara denetim veya tekrar denetimi gerçekleştirilir.

Kapsam genişletme veya daraltma talebi ara denetim veya tekrar denetimi zamanları dışında gelmiş ve kapsam genişletme veya daraltma denetimi ara denetim veya tekrar denetimi ile birleştirilmeyecek ise; kapsam genişletmenin bütün etkileri veya daraltmanın kapsam dahilin de kalacak diğer süreçlere etkileri değerlendirilerek denetimin yapılmasının gerekli olup olmadığı kararı Belgelendirme Koordinatörü tarafından verilir. Denetimin yapılmasının gerekli olduğu kararı verilirse ISO 9001 ve ISO 14001 için PR10 Belgelendirme Prosedürüne göre bir ara denetim gerçekleştirilir.

Kapsam genişletme veya daraltma denetimlerinin planlanması Denetim Planlama Prosedürü ’ ne göre gerçekleştirilir.

Denetim gerekmediği kararı verilir ise, gerekli ücretler tahsil edilir, ISO 9001 ve ISO 14001 için PR10 Belgelendirme Prosedürü’ne göre yeni kapsamda belge hazırlanır. Belgelendirme ve geçerlilik tarihi orijinal belgenin aynısı olur.

Denetimin gerekli olmadığı kararının verildiği durumlarda, yapılan kapsam genişletme veya daraltmaları bir sonraki planlı denetimlerde mutlaka gözden geçirilmelidir.

Kapsamın bir kısmı için sistem şartlarını karşılamada devamlı veya ciddi başarısızlık gösterildiğinde, TB BELGELENDİRME müşterisinin belgelendirme kapsamını şartları karşılanmayan kısmı dışarıda olacak şekilde daraltır.
Belge kapsamlarının daraltılması ise aşağıdaki şekilde ele alınır;
Kapsam daraltma isteği belgeli kuruluştan gelebilir, yapılan denetimler sırasında denetim ekipleri tarafından tespit edilmiş olabilir veya belgeli kuruluşun halka açık bilgileri veya reklam ve promosyon faaliyetleri neticesinde TB BELGELENDİRME ofisi tarafından belirlenmiş olabilir. Yazılı olarak başvuru alınır. Belgelendirme Müdürü ve daha önce denetime giden baş denetçinin görüşü alınarak başvuru değerlendirilir.

 Değerlendirme sonucunda;

1) Eğer bir önceki denetim değişiklik isteğini kapsıyorsa, sadece kapsamın değişik tanımlanması gibi durum ise tekrar denetime gerek olmadan başvuru kabul edilir kapsam değişikliği gerekçeleri ile birlikte Belgelendirme Komitesinin onayına sunulur.
2) Kapsam değişikliği kesinlikle kabul edilemez durumu:
Firma altyapı ve prosedür sel olarak değişiklik yapılmasına yeterli değilse, tekrar denetime bile gerek duyulmadan değişiklik kabul edilemez. Bu durum firmaya yazılı olarak gerekçeleri ile birlikte duyurulur.
3) Tekrar denetim yapılarak değişikliğe karar verilmesi. Değişiklik akreditasyon kapsamında ise; ilk başvuru gibi değerlendirilerek işlem yapılır. Bu aşamada EK dokümanlara ihtiyaç varsa onlar istenilir. Denetimde değişiklikle ilgili iç denetim ve yönetimin gözden geçirmesinin yapılması ön şarttır. Akreditasyon kapsamında olmayan değişiklik taleplerinde; bu durum organizasyona iletilir. Eğer organizasyonun kabul ederse yukarıda belirtilen kurallar doğrultusunda denetim gerçekleştirilir ve Belgelendirme Komitesine karar için sunulur.

 Belgelendirilen kuruluş her hangi bir proses veya kapsam değişikliğini kuruluşun isteğine bağlı kalmaksızın iletmesi konusunda uyarılır.
 Belgelendirme Müdürü değişen şartları, mevcut kapsamı ve uygulanamayan faaliyetleri göz önüne alarak değerlendirmesini yapar ve kararını verir. Verilen kapsam daraltılması ile ilgili karar belgeli kuruluşa, itiraz hakkı olduğu da belirtilerek yazılı olarak bildirilir.
 Kapsamın daraltılması ile ilgili bilgi müşteri ve diğer tüm kuruluşlara iletilir ve halka açık bilgiler ile diğer kayıt ve listeler güncellenir.
 Belge kapsamının genişletilmesi gözetim denetimi çerçevesinde ele alınır ve bu konu ile ilgili prosedürlere göre uygulanır.

4) Standardın herhangi bir maddesinin sürekli ve ciddi başarısızlıklar halinde ve uygulama eksiklikleri görüldüğünde Belgelendirme Komitesi tarafından kapsam daraltma yapılabilir.
5) Kuruluşunuzda herhangi bir nedenden dolayı kapsam daraltması söz konusu olduğunda tüm dokümanlarınızda kapsamın daraltıldığına dair düzeltmelerin ve reklam ve promosyon çalışmalarınızda ve matbu evraklarınızda daraltılan kapsamın belirtilmesi gerekmektedir.

4.5. Adres Değişiklikleri

Belgelendirilmiş kuruluş, adres veya adreslerinde bir değişiklik olması durumunda, adres değişikliğinin ayrıntılarını yazılı olarak bildirmek ve gerekli durumlarda ilgili yazı ekinde gerekli tüm resmi dokümanları
-(ticaret odası belgesi v.b) göndermek zorundadır.

Adres değişikliğinin bildirilmesinden sonra Belgelendirme Koordinatörü tarafından değerlendirmeler yapılır ve denetimin gerekli olup olmadığı kararı aşağıdaki kriterler esas alınarak verilir:
• Kritik olan kapsamlarda adres değişikliği olduğunda,
• Kuruluşun yönetim sistemini ve süreçlerini önemli derecede etkilediği durumlarda,
• Değişikliğin yapılması diğer değişiklikleri tetiklemesi durumunda denetim kararı alınır.

Örneğin, gıda üretimi yapan kuruluşlar bu kapsamda değerlendirilmelidir. Şayet ilgili değişiklik, yönetim sistemlerinin uygulanması ve sürekliliği üzerinde etkili olan bir değişiklik ise durum, kapsam değişikliği olarak ele alınır.

Adres değişikliği yukarıda belirtilenleri içermiyorsa denetimin yapılmasına gerek yoktur. Örneğin, ticaret işletmeleri bu kapsamda değerlendirilebilir. Adres değişikliğinin yapılması kuruluşun yönetim sistemi ve süreçlerini önemli ölçüde etkilemez.

4.6. Belgelerde Değişiklik

Kapsam genişletme, daraltma ve adres değişikliği için yeniden yayınlanacak olan belgelerin basımı için
ISO 9001 ve ISO 14001 için Belgelendirme Prosedürü’ne göre hareket edilir.

4.7. Diğer

Kuruluş tarafından gerçekleştirilen kapsam genişletme veya daraltmanın önemli ölçüde değişiklikleri içermesi durumunda Belge Askıya Alma, Belge İptal Prosedürü’ ne göre askıya alma kararı verilebilir.
  Anket

Bizi neden tercih edersiniz?

İş Deneyimi
Denetçi Kadrosu
Fiyat Politikası
Markamız
Hiçbiri

Anketler
  BELGELENDİRME COĞRAFİ ALANI
TB BELGELENDİRMENİN FAALİYET ALANI OLAN COĞRAFİ KONUM TÜRKİYE CUMHURİYETİ SINIRLARI İÇİNDEKİ ÖZEL VE TÜZEL KURULUŞLARDIR.
  Meta Tag :  Kapsam Genişletme Daraltma Prosedürü
Anasayfa    İletişim